Der zentrale Dokumentenpool

integriert in Ihrem Prozessmodell

Mit dem Modul N5-DoQM Solution verwalten Sie Ihre mitgeltenden Dokumente im Prozessmodell. Die Erstellung, Prüfung und Freigabe von Dokumenten wird in diesem Dokumentenpool gesteuert. Somit sind alle dokumentierten Informationen ein ergänzender Bestandteil Ihrer prozessorientierten Managementsystemdokumentation.

Mitgeltende Informationen strukturieren ...

flexibel

Strukturieren Sie Ihre Dokumentenablage über frei definierbare Dokumententypen und nutzen Sie die Möglichkeit der Verschlagwortung.

datenbank-basiert

Sämtliche Dokumente werden in der zentralen Datenbank der N5-Solutions als binäre Dateien abgelegt.

unbeschränkt

In der N5-DoQM Solution erfahren Sie keine Limitierung für Dateiformate und Datenmengen.

differenziert

Kombinieren Sie mehrere Sprachversionen und entscheiden Sie, ob das Originaldokument oder ein PDF publiziert werden soll.

... prüfen, freigeben ...

im Fluss

Auf dem Weg zur Publikation durchläuft das Dokument den Workflow der Prüfung und Freigabe durch berechtigte Nutzer.

automatisch

Mit der Freigabe des Dokuments erfolgt zeitgleich die Publikation im Intranet, die Archivierung der Vorgängerversion sowie eine Benachrichtigung über den Änderungsumfang.

sicher

Ausschließlich freigegebene Dokumente sind im Lesemodus aktuell publiziert. Alle historischen Versionsstände sind im Archiv jederzeit leicht abrufbar.

aktuell

Mit einer zeitgesteuerten Erinnerungsfunktion und der Möglichkeit zum Stempeln von Dokumenten verhindert die Revisionsfunktion die Verwendung veralteter Regelungsstände.

... und nutzen

prozess-orientiert

Sämtliche Dokumente können Sie an Prozessen als mitgeltende Unterlagen verwenden. So ist eine an Tätigkeiten orientierte Sicht auf die Dokumente möglich.

auffindbar

Sie finden Ihre Dokumente immer: direkt an Prozessen, im Glossar der Schlagworte, sortiert über Dokumententypen oder ganz einfach über die Suche.

personalisiert

Favoritenlisten für Dokumente ermöglichen Ihnen den schnellen Zugriff und stellen sicher, dass Sie bei Änderungen persönlich per E-Mail benachrichtigt werden.

geschützt

Nicht alle Dokumente gehören in jedermanns Hände. Nutzen Sie die Möglichkeit, einzelne Dokumente vor dem unberechtigten Zugriff zu schützen.

Im Prozessmodell eingebunden

Im Zusammenspiel von N5-Process Solution und N5-DoQM Solution legen Sie die Zuordnung fest, für welche Prozesse welche Dokumente relevant sind. Spätere Änderungen in den Vorgabedokumenten werden selbstverständlich nach erneuter Freigabe automatisch auch am Prozess aktualisiert, so dass der Prozess-Benutzer immer die aktuellste Information vorfindet.

Revisionssicher verwaltet

Eine automatisierte Archivierung von Dokumentenständen, ein Änderungsdienst sowie umfangreiche Analysefunktionen gehören ebenfalls dazu. Somit werden sämtliche aktuell gültigen Dokumente wie Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Checklisten etc. zum integralen Bestandteil Ihres Prozessmodells.

Prozessorientiert strukturiert

Das Prozessmodell liefert somit die Struktur der Tätigkeiten im Unternehmen und visualisiert, wie das Unternehmen funktioniert. In den mitgeltenden Dokumenten können Details zu den Tätigkeiten abgebildet und zusätzliche - nicht prozessual darstellbare - Informationen und Hilfsmittel bereitgestellt werden.

Mit Ihrer Systemwelt verknüpft

Alternativ zum Management von Dokumenten können Sie auch Verknüpfungen zu System-Ressourcen erstellen. Absprünge zu Transaktionen in Ihr ERP-System, Hyperlinks in das Unternehmens-Intranet oder Verweise in einen Zielordner Ihres Unternehmensnetzwerkes... es bieten sich vielfältige Möglichkeiten, Ressourcen einzubinden.

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